¿Cómo definir el funcionamiento de la mensajería institucional?
MENSAJERÍA
La mensajería de Quinttos puede adaptarse al circuito de comunicación de cada institución.
Antes de comenzar a utilizarla, es importante definir quiénes podrán enviar mensajes, con qué perfiles podrán comunicarse y qué controles se aplicarán.
En esta guía repasamos las principales decisiones que recomendamos revisar antes de configurar los parámetros generales de Mensajería.
Revisá los parámetros de Mensajería
Desde Parámetros generales > Mensajería se encuentran las opciones que permiten definir cómo funcionará la comunicación entre los distintos usuarios de la institución.
No es necesario habilitar todas las opciones. La configuración dependerá del circuito de comunicación que la institución quiera implementar.
A continuación, te proponemos algunas preguntas que pueden ayudarte a definir qué parámetros activar.
Antes de comenzar
No existe una única configuración correcta para la Mensajería.
La combinación de parámetros dependerá del circuito de comunicación que cada institución quiera implementar y del nivel de autonomía que desee otorgar a alumnos, responsables, docentes y demás usuarios.
Recomendamos definir estas opciones antes de comenzar a utilizar el módulo de forma habitual y, posteriormente, aplicar las decisiones tomadas desde los Parámetros generales de Mensajería.
¿Querés que los alumnos puedan iniciar conversaciones?
Podés definir si los alumnos podrán enviar mensajes desde la plataforma.
Al habilitar esta opción, los estudiantes podrán iniciar comunicaciones a través de la Mensajería. Luego, mediante otros parámetros, podrás establecer específicamente con qué perfiles podrán comunicarse.
Por ejemplo, la institución puede permitir que los alumnos utilicen la mensajería pero limitar sus destinatarios únicamente a docentes o preceptores.
¿Con quiénes podrán comunicarse los alumnos?
La institución puede habilitar de manera independiente la comunicación de los alumnos con distintos perfiles.
Es posible definir si podrán enviar mensajes a:
Docentes
Preceptores
Usuarios de Administración o Secretaría
Estas opciones son independientes entre sí, por lo que es posible habilitar solamente los canales que la institución considere necesarios.
¿Querés que los padres o tutores puedan iniciar conversaciones?
También podés definir si los padres, tutores o responsables podrán enviar mensajes desde su perfil.
En caso de habilitar esta posibilidad, posteriormente podrás determinar con qué perfiles podrán comunicarse.
La institución puede permitir la comunicación de los responsables con:
Docentes
Preceptores
Administración o Secretaría
Cada una de estas opciones puede configurarse de manera independiente.
¿Cómo querés que se comuniquen los docentes?
Los parámetros de Mensajería también permiten definir el alcance de la comunicación de los docentes.
Podés establecer si los docentes podrán:
enviar y responder mensajes
comunicarse con otros docentes
enviar mensajes a usuarios administradores
Estas definiciones permiten adaptar la mensajería al modelo de comunicación interna de cada institución.
¿Querés revisar los mensajes antes de que sean enviados?
Quinttos permite incorporar un circuito de validación para determinadas comunicaciones.
Si la institución activa la validación de mensajes, las comunicaciones alcanzadas por esta configuración quedarán pendientes de revisión antes de ser enviadas a sus destinatarios.
También es posible establecer una validación específica para las respuestas realizadas por docentes o preceptores a mensajes originados por alumnos.
Importante: al utilizar un circuito de validación, los mensajes alcanzados por esta regla no tendrán un envío inmediato y requerirán la intervención de un usuario encargado de aprobarlos.
¿Los usuarios podrán borrar o reenviar mensajes?
La institución puede definir qué acciones estarán disponibles luego de recibir o enviar una comunicación.
Entre las opciones configurables se encuentran:
permitir que los alumnos borren mensajes
permitir que los padres o tutores borren mensajes
habilitar el reenvío de mensajes
En el caso del reenvío, al activar el parámetro correspondiente se mostrarán las opciones necesarias dentro de la Mensajería.
¿Van a utilizar grupos personalizados?
Si la institución realiza comunicaciones frecuentes a los mismos conjuntos de destinatarios, puede habilitar el uso de grupos personalizados.
Esta funcionalidad permite crear grupos de personas, guardar esa selección y reutilizarla posteriormente al momento de enviar nuevos mensajes.
Puede resultar especialmente útil para comunicaciones que no coinciden necesariamente con un curso, carrera o grupo académico existente.
¿Querés enviar notificaciones por correo electrónico?
La Mensajería puede complementarse con notificaciones enviadas por correo electrónico.
La institución puede definir si los usuarios recibirán un mail cuando tengan un nuevo mensaje en Quinttos.
Además, es posible establecer si el correo:
funcionará únicamente como aviso de que existe un nuevo mensaje
o incluirá también el contenido del mensaje
De esta manera, la institución puede decidir cuánto contenido se visualizará fuera de la plataforma.
¿Cómo se manejarán los archivos adjuntos?
Por último, los parámetros permiten definir cómo se gestionarán los archivos que acompañen las comunicaciones.
Es posible configurar:
si los archivos adjuntos estarán disponibles mediante la notificación enviada por correo electrónico
el tamaño máximo permitido para los archivos adjuntos
Antes de comenzar a utilizar la mensajería, recomendamos revisar este límite según el tipo de documentación que habitualmente comparte la institución.