¿Cómo funciona el circuito de inscripción de nuevos estudiantes?
PRIMEROS PASOS
El circuito de inscripción de nuevos estudiantes permite recibir solicitudes desde un formulario público, gestionar las reservas generadas y acompañar al estudiante hasta la confirmación de su inscripción.
Durante el proceso, el estado de la reserva y la matrícula se actualizan según las acciones realizadas. El circuito puede configurarse con un proceso de validación Manual o Automático.
Identificá los estados de la reserva.
Durante el proceso, una reserva puede encontrarse en los siguientes estados:
Iniciada: la inscripción fue generada y se encuentra pendiente de revisión o validación.
Validada: la inscripción fue validada y queda pendiente de completar el circuito de matrícula y pago, cuando corresponda.
Parcialmente confirmada: la matrícula está configurada en varias cuotas y la persona abonó una parte de esas cuotas, pero todavía no completó el total.
Confirmada: la inscripción completó el circuito requerido y la reserva quedó confirmada.
Vencida: transcurrió el plazo configurado sin completar el proceso.
Tené en cuenta: estos estados no necesariamente se recorren en el mismo orden en todas las inscripciones. Mientras la reserva se encuentra Iniciada o Validada, el estado académico de la persona es Preinscripto. Cuando la inscripción alcanza una instancia de confirmación, el estado académico se actualiza según el circuito configurado.
Diferenciá el circuito de validación Manual del Automático.
El recorrido depende del Proceso de validación configurado.
Circuito de validación Manual
La persona envía el formulario y la reserva queda Iniciada.
Secretaría revisa la solicitud.
Si corresponde, asigna o verifica el plan de cuotas. Al asignarlo, Quinttos genera la matrícula.
Secretaría pasa la reserva a Validada y se habilita el pago.
Si la matrícula está dividida en varias cuotas y se abonó una parte de ellas, la reserva puede quedar Parcialmente confirmada.
Al completar el pago total de la matrícula, la reserva pasa a Confirmada.
Circuito de validación Automática
Sin selección de plan de cuotas: Formulario → Reserva Confirmada.
Con selección de plan de cuotas: Formulario → Reserva Validada → Matrícula y pago → Reserva Confirmada.
Diferencia clave: en el circuito de validación Manual, Secretaría debe revisar y validar la solicitud antes de habilitar el pago. En el circuito de validación Automática no existe esa instancia previa.
Tené en cuenta cómo interviene el plan de cuotas.
El plan de cuotas puede intervenir tanto en el circuito de validación Manual como en el circuito de validación Automática. No define por sí mismo el tipo de validación.
Si el plan se selecciona desde el formulario
La persona puede elegir uno de los planes disponibles durante la inscripción.
Para que pueda seleccionarlo, el campo Plan de pago debe estar visible y el plan debe estar habilitado para el formulario.
Si el plan debe asignarlo Secretaría
Secretaría selecciona el plan correspondiente desde la reserva.
Al asignarlo, Quinttos genera la matrícula.
En el circuito de validación Manual, el pago se habilita cuando la reserva pasa a Validada.
En el circuito de validación Automática
Sin plan de cuotas: la reserva pasa directamente a Confirmada.
Con plan de cuotas: la reserva queda en Validada hasta completar la matrícula y el pago.
Importante: el plan de cuotas forma parte del circuito de inscripción, pero no determina si el proceso de validación es Manual o Automático.
Configurá la inscripción.
Antes de publicar el formulario, creá la inscripción y configurá sus datos generales, campos, turnos y vacantes.
En el campo Proceso de validación, definí si el circuito será Manual o Automático. Esta configuración determina si las reservas deberán ser revisadas por Secretaría antes de continuar.
Compartí el formulario público.
Cuando la inscripción esté activa, habilitada como pública y dentro de las fechas configuradas, podés compartir su URL para que los interesados completen sus datos.
Gestioná las reservas recibidas.
Cuando una persona completa el formulario y hay cupo disponible, Quinttos genera una reserva que podrá ser consultada y gestionada desde el listado de reservas.
El estado inicial de la reserva depende del proceso de validación y, en el caso del proceso automático, de si la persona debe seleccionar un plan de cuotas.